Yeni Döküman Yönetim Sistemimiz artık kişisel bilgisayarınızda da olabilir.  Level9 | Kağıtsız ofisim. Belgeler kolay, güvenilir olarak kontrol altında. (Windwos Vista, XP)

Herşey kontrol altında:
- Sözleşmeler, faturalar, hesap özetleri, dökümanlar, notlar, mektuplar

Kolay bulun:
- Düzenleme, sınıflandırma, yasal notlar, metin içinde arama, ön izleme fonksiyonları

Kendi sekreteriniz:
- Önemli görüşmelerin otomatik hatırlatılması örn. toplantılar, fuarlar

Evrak kasası:
- Şifre korumalı dosyalar, şifreli dökümanlar

DMS - Doküman Yönetim Sistemi.
Veya doküman tutma ve arşivleme sistemi. DMS elektronik veya önceden kağıt olarak tutulan dokümanların elektronik sistemlerde yönetilmesi anlamına gelmektedir. Tüm şirket dokümanlarına hızlı ve etkili erişimi sağlamayarak yöneticinin bilgisini mantıklı bir şekilde desteklemelidir.

Level9 DMS ürünümüz; iş mektupları, faturalar, sipariş teyitleri, E-mailler gibi çok çeşitli elektronik iş belgelerinin yönetilmesi, kontrolü ve arşivlenmesine yönelik yazılım destekli bir yöntemdir. Level9 DMS ve elektronik arşivlemeyle bilgiler kullanışlı olmaktadır. Her çeşit doküman ortak bir havuzda toplanarak çalışanlara önceden sınıflandırılmış ve tasnif edilmiş olarak sunulur. Bu aynı şekilde internet aracılığıyla şirket binası dışında dünyanın her yerinde de mümkündür.

Elektronik arşivler bilgilerin bulunması ve dağıtılmasında kolay ve zaman kazandırıcı imkanlar sunar. En azından bunun için önceden kağıt formatında bulunan dokümanlar tarama yoluyla dijitalleştirilir veya bunlar [örneğin dijital bilgi alışverişi yoluyla (EDI)] zaten elektronik formatta bulunurlar. Dokümanlar bu durumda kolayca bulunabilmeleri için organize edilir ve kaydedilirler. Bu örneğin kategoriler aracılığıyla hiyerarşik bir sistem üzerinden olur. Ek olarak metin aramayı mümkün kılmak için bir indeks oluşturulur.           

Doküman yönetiminin ana görevleri:

• Dokümanların düzenlenmesi
• Dokümanların dağıtımı
• Dokümanların veya doküman versiyonlarının (versiyon yönetimi) arşivlenmesi 
• Değerlendirme metodlarının hazırlanması 
• İş süreçlerinin daha hızlı işlemesi
• Ayrı, birbirinden farklı organizasyon birimlerinin daha iyi koordinasyonu
• Arşivleme ve arama fonksiyonları sayesinde daha kolay arama
• Erişim denetlemesi ile daha fazla veri güvenliği
• Büyük orandan yerden tasarruf sağlanır, çünkü kağıt doküman saklama (dosya, klasör) dijital saklamaya göre çok daha fazla alan gerektirir. 

Tam anlamıyla bir tasarruf ancak DMS yatırımının düşünülmesi durumunda gerçekleşir.

Level9 DMS danışmanı ve sağlayıcısı olarak, biz, firma süreçlerinizi tam olarak analiz ediyoruz ve size uygun düşünülmüş uzman taslağı sunuyoruz.  

İlgileniyormusunuz? O zaman, lütfen sorularınızın İstanbul ofisimizle irtibata geçiniz.

Level9 DMS ara yüzler yardımıyla ERP veya diğer işletme yönetimi yazılımlarına bağlanabilir. Böylece müşterinin Web kabiliyeti ve ek modüller için temel kurulmuş olur. Bu yazılım sunucu, yönetim yazılımı ve Level9 tarafından geliştirilmiş bir müşteri yazılımı arasındaki güvenli iletişimi oluşturur. Müşteri yazılımı öncelikle tekliflerin ve sözleşmelerin dijital yönetimini otomatize eden bir asistandan oluşur.

DMS asistanı bir yönetim yazılımının(örn.Conwin®) geliştirilmişini temsil eder. Bu asistan Level9 tarafından bütün yönetim yazılımlarına özel olarak uyarlanır ve hem ayrı hem de program yüzeyinden çağrılabilir. Sözleşme belgelerinin taramasına, arşivlenmesine, atamasına ve çıktı alınmasına ek fonksiyonlar sunar.

Bağımsız çalışmada tüm sözleşme belgeleri görülebilir, üzerinde çalışılabilir ve düzenlenebilir. Yönetim yazılımı (örn. Müşteri görünümünde) aracılığıyla bileşenlerin çağrılmasında otomatik olarak o anda açılmış olan müşterinin bütün belgeleri gösterilir.

Fonksyonlar:

• İdari yazılım yüzeyi - Look&Feel
• İdari yazılım veri tabanına/işletme kaynak planlaması sistemine/ERP ye ara yüz
• Web'e uygun internet/Intranet Client
• Kayıt fonksiyonuyla ayrı arşivleme (DVD'ye veya güvenli sabit diske yedekleme)

Bağımsız Varyant (programın harici çağrısı):

• Tarama işlevi
• Sözleşmelerin farklı kriterlere tasnifi (örn. müşteri numarası, sözleşme türü...)
• Bütün müşterilerin mevcut sözleşmelerinin araştırma ve arama fonksiyonlu görünümü 
• Netzwerk sunucularına data işlemesi 
• Çıktı alma fonksiyonu 

Uzak Varyant (idari yazılımın çağrılması):

• İdari yazılım arayüzü aracılığıyla müşteri numarasının iletilmesi 
• Sözleşmelerin otomatik tasnifi
• Sözleşme görüşleri
• Sözleşme yönetimi (değişiklik, ekleme, silme)
• Çıktı almna fonksiyonu 

Aşağıda size Conwin® ara yüzlü Level9 DMS’e kısa bir bakış sunuyoruz. Bu uygulamada, doküman yönetim sistemi mevcut idari yazılımın Look&Feel’ına uyarlanmıştır ve işletmenin Kurumsal Kimliğiyle (CI) sunulmuştur. Böylelikle yazılım çözümünün yürüyen bir işletmeye hızlı girişi mümkün olmuştur. Standartlaştırılmış akışlar personelde kabullenmeyi hızlandırmıştır.    

Level9 Doküman Yönetim Sisteminin kullanım kılavuzunu indir:    

Level9 DMS Özelkılavuzu (736kb)

Diğer sorularınız için lütfen İstanbul ofisimize başvurun.